新能源行業(yè)的信息化面臨很大挑戰(zhàn)，例如無(wú)法掌握核心技術(shù)，無(wú)法形成統(tǒng)一管理，信息化無(wú)法帶來(lái)業(yè)務(wù)創(chuàng)新和價(jià)值等。而另一方面，新能源企業(yè)應(yīng)用的日趨復(fù)雜化和個(gè)性化，使OA日益朝著適應(yīng)用戶(hù)需求的“深度應(yīng)用”方向發(fā)展。作為一家上市新能源企業(yè)王國(guó)，協(xié)鑫集團(tuán)CIO渠本強(qiáng)指出，集團(tuán)對(duì)泛微OA的使用將過(guò)渡到知識(shí)管理的重點(diǎn)推進(jìn)，未來(lái)協(xié)鑫的所有會(huì)議管理、項(xiàng)目管理、文檔管理、流程管理等信息管理將實(shí)現(xiàn)全面協(xié)同。同為上市公司的晶澳太陽(yáng)能 CIO彭勇則表示，現(xiàn)在大部分的流程，尤其是涉及到合同和付款類(lèi)的流程，基本上是會(huì)在各個(gè)不同的點(diǎn)、部門(mén)進(jìn)行傳送，2-3天便可以完成，OA內(nèi)控體系還大大縮短了需要各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)配合的時(shí)間。
新能源行業(yè)中規(guī)模較大的企業(yè)信息化技術(shù)已經(jīng)開(kāi)始應(yīng)用，但因?yàn)檎w上在可再生能源產(chǎn)業(yè)的應(yīng)用還相對(duì)滯后于其他成熟的產(chǎn)業(yè)，并且起步晚，底子薄;因而存在許多問(wèn)題，例如無(wú)法掌握核心技術(shù)，無(wú)法形成統(tǒng)一管理，信息化無(wú)法帶來(lái)業(yè)務(wù)創(chuàng)新和價(jià)值，無(wú)法緊跟企業(yè)戰(zhàn)略、市場(chǎng)等。
對(duì)于擁有眾多分公司和用戶(hù)的新能源企業(yè)來(lái)說(shuō)，與下屬分公司間溝通的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和數(shù)據(jù)等工作量巨大，而且其準(zhǔn)確性將對(duì)企業(yè)的決策有很大的影響。在簡(jiǎn)化生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)流程的同時(shí)，更好地為客戶(hù)提供周到服務(wù)，將各種信息技術(shù)手段融入到整個(gè)業(yè)務(wù)流程中，使企業(yè)在快速變化的市場(chǎng)中及時(shí)準(zhǔn)確地獲取經(jīng)營(yíng)管理信息，降低運(yùn)行成本。建立起集團(tuán)層面統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)化的運(yùn)營(yíng)機(jī)制，規(guī)范了內(nèi)部管理，為客戶(hù)提供更好的服務(wù)成了現(xiàn)在新能源行業(yè)最迫切需求。而另一方面，新能源企業(yè)應(yīng)用的日趨復(fù)雜化和個(gè)性化，提升了對(duì)于OA產(chǎn)品的要求，使其產(chǎn)品日益朝著適應(yīng)用戶(hù)需求的“深度應(yīng)用”方向發(fā)展。
協(xié)鑫集團(tuán)CIO渠本強(qiáng)：知識(shí)管理驅(qū)動(dòng)業(yè)務(wù)創(chuàng)新
作為一家上市新能源企業(yè)王國(guó)，保利協(xié)鑫能源控股公司已經(jīng)上線(xiàn)OA將近四年光景，泛微OA是目前協(xié)鑫集團(tuán)所有系統(tǒng)中使用面最廣的。OA系統(tǒng)貫穿了協(xié)鑫集團(tuán)、各個(gè)產(chǎn)業(yè)板塊管理，乃至到全國(guó)各地，還包括了香港、美國(guó)、印尼等地的70多家下屬公司都得到全面使用。另外，系統(tǒng)還貫穿了協(xié)鑫集團(tuán)所有的業(yè)務(wù)流程，并且借助它把流程和授權(quán)緊密地結(jié)合在一起。截止目前，泛微OA系統(tǒng)中共有將近3000個(gè)流程，并且所有流程都無(wú)障礙從上往下打通。
“剛開(kāi)始集團(tuán)是基于用戶(hù)功能方面的使用，但將來(lái)真正要做好OA系統(tǒng)的話(huà)，將重點(diǎn)推進(jìn)知識(shí)管理。而一旦集團(tuán)實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理應(yīng)用，其所有會(huì)議管理、項(xiàng)目管理、文檔管理、流程管理等將實(shí)現(xiàn)全面協(xié)同。”渠總這樣描述道。據(jù)了解，未來(lái)協(xié)鑫集團(tuán)將整合圍繞兩大數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)展開(kāi)信息化，一是基于ERP為核心的企業(yè)資源管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，它會(huì)實(shí)現(xiàn)基于人財(cái)物的資源整合并通過(guò)BI決策支持系統(tǒng)為集團(tuán)管理和決策者提供有效的數(shù)據(jù)支持;第二就是知識(shí)管理數(shù)據(jù)庫(kù)，它通過(guò)流程和文檔管理實(shí)現(xiàn)集團(tuán)知識(shí)和管理的全面協(xié)同。
渠總認(rèn)為，真正知識(shí)管理應(yīng)該考慮到：第一，公司每個(gè)人擁有的知識(shí)是不同的，如何將個(gè)人知識(shí)轉(zhuǎn)化為公司知識(shí)，集團(tuán)不同崗位需要的知識(shí)也是不一樣的，如何讓集團(tuán)不同角色的員工方便、快速、準(zhǔn)確地獲取需要的知識(shí)。第二，數(shù)據(jù)不等于知識(shí)。電子文檔放在文件夾里面但它還不是知識(shí)�，F(xiàn)在很多公司都是大量的文檔、大量的標(biāo)準(zhǔn)，但是它和執(zhí)行之間是有一定差距的。這種差距就體現(xiàn)在“知識(shí)文檔化”，而文檔化以后就把它放下了，檢查考核的時(shí)候就用到了，那平時(shí)大家怎么能做到利用起這些知識(shí)呢?怎么獲取到關(guān)心的知識(shí)呢?企業(yè)的文檔有10w篇，但和個(gè)人關(guān)聯(lián)的文檔只有2000篇，怎么能方便找到這2000篇文檔并抽取里面我需要的知識(shí)?泛微的知識(shí)地圖就是把所有的數(shù)據(jù)形成知識(shí)后再把它們有序關(guān)聯(lián)起來(lái)的一個(gè)很好的工具，通過(guò)對(duì)不同的角色，不同崗位、結(jié)合集團(tuán)治理模式，結(jié)合起來(lái)生成知識(shí)地圖。大家通過(guò)知識(shí)地圖會(huì)方便的了解到：這個(gè)知識(shí)地圖涉及的人員，不同角色人員應(yīng)該關(guān)注哪些知識(shí)等。
渠總強(qiáng)調(diào)，信息化價(jià)值需要通過(guò)業(yè)務(wù)、管理來(lái)創(chuàng)造。“業(yè)務(wù)”即我們經(jīng)常在說(shuō)流程再造。而“管理”，就是我們所說(shuō)的知識(shí)管理。CIO要通過(guò)這些來(lái)提升你的管理，然后帶來(lái)效益，也就是我們說(shuō)的“通過(guò)信息管理驅(qū)動(dòng)業(yè)務(wù)創(chuàng)新”。
晶澳太陽(yáng)能CIO彭勇：內(nèi)控變革傳遞IT經(jīng)濟(jì)效益
2007年，借光伏行業(yè)發(fā)展的春風(fēng)，上海晶澳太陽(yáng)能光伏科技有限公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“晶澳太陽(yáng)能”)不到一年半時(shí)間就成功在納斯達(dá)克上市。2008 年，晶澳太陽(yáng)能上線(xiàn)Oracle ERP系統(tǒng)。不久之后，公司又上線(xiàn)了泛微OA系統(tǒng)，至今已有5家光景。社會(huì)保險(xiǎn)、公積金、水電費(fèi)、租賃金、物業(yè)管理費(fèi)及保安費(fèi)等公司常規(guī)管理費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)以及其他符合公司管理規(guī)定的費(fèi)用流程，均在協(xié)同辦公平臺(tái)上統(tǒng)一審批，與ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)流轉(zhuǎn)和交互。
據(jù)了解，現(xiàn)在大部分的流程，尤其是涉及到合同和付款類(lèi)的流程，基本上是會(huì)在各個(gè)不同的點(diǎn)、部門(mén)進(jìn)行傳送，2-3天便可以完成。但若放到以前，上海到河北之間2-3天要做一個(gè)簽轉(zhuǎn)是十分困難的。另外，內(nèi)控體系還大大縮短了需要各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)配合的流程時(shí)間。比如，現(xiàn)在文檔的控制和共享也在OA中實(shí)現(xiàn)，如果銷(xiāo)售需要去查看產(chǎn)品的一些質(zhì)量數(shù)據(jù)、產(chǎn)品數(shù)據(jù)的時(shí)候，他壓根不需要關(guān)心找誰(shuí)，只要去提交系統(tǒng)請(qǐng)求，流程會(huì)自動(dòng)流轉(zhuǎn)到系統(tǒng)審批人節(jié)點(diǎn)中，審批結(jié)束后 IT人員會(huì)把這些權(quán)限開(kāi)放給申請(qǐng)人。
其次，通過(guò)公司流程的集中管控，更多地避免了經(jīng)營(yíng)管理上的風(fēng)險(xiǎn)。彭總介紹說(shuō)晶澳太陽(yáng)能現(xiàn)在上海總部集中管理的主要為合同付款和非合同付款以及大規(guī)模集中采購(gòu)等，這樣能做到各個(gè)基地有一些靈活性，能夠針對(duì)日常生產(chǎn)或經(jīng)營(yíng)中遇到過(guò)有充足的靈活性去處理他們的問(wèn)題，又避免基地出現(xiàn)一些問(wèn)題，從而幫助公司把該集中的東西集中起來(lái)。
此外，內(nèi)控體系還縮短了內(nèi)審與外審審計(jì)的時(shí)間，所涉及人力資源也得以減少。以往審計(jì)的過(guò)程實(shí)際上是要到當(dāng)?shù)匕�(gè)檢查紙張單據(jù)，現(xiàn)在基本上內(nèi)審有 OA檢查的賬號(hào)，如發(fā)現(xiàn)有異常，自己去查系統(tǒng)中的單據(jù)。外審也主要以O(shè)A單據(jù)為主，審?fù)曛笏麄兺ㄟ^(guò)電話(huà)、郵件再來(lái)進(jìn)行溝通，這樣實(shí)際上保證了不需要各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)去陪著他們來(lái)翻紙質(zhì)的東西，節(jié)約了業(yè)務(wù)的處理時(shí)間。
彭總同時(shí)強(qiáng)調(diào)：“就我而言，內(nèi)控不僅僅是財(cái)務(wù)、流程和付款，我們對(duì)內(nèi)控最貼切的一個(gè)理解是協(xié)助內(nèi)部的業(yè)務(wù)部門(mén)同事更方便地去控制他們的工作。”
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